Assistance à maîtrise d’ouvrage et conduite du changement, atouts majeurs du succès de votre projet d’évolution ou de changement de votre SI.

Aujourd’hui, plus que jamais, les avocats et leurs structures, sont confrontés à la nécessité de faire évoluer leur système d’information, de faire dialoguer informatique, base de données, messagerie, outils de mobilité, dématérialisation, téléphonie, visio-conférence… L’internationalisation de l’activité de leurs clients, le besoin de travailler en réseau, à son domicile, dans les transports, en réunion, imposent des organisations nécessitant des modifications organisationnelles et bien souvent technologiques. Il est loin le temps du traitement de textes et du logiciel de comptabilité qui suffisait au bonheur de nos bons vieux cabinets.

Pour tout projet informatique au sein d’un cabinet d’avocats, l’implication et la consultation des utilisateurs sont les fondements du succès. Cet objectif sera facilité par la mise en place d’une véritable démarche qui sera entreprise en amont de l’expression des besoins à l’accompagnement nécessaire de la conduite du changement.

La mise en place de nouveaux outils, va (doit) impliquer des modifications drastiques dans le fonctionnement et les processus du cabinet afin d’obtenir un meilleur retour sur investissement et par là même une meilleure rentabilité. La routine, les habitudes des équipes (avocats, collaborateurs et fonctions support) doivent être remises en question même si l’on pense que certains métiers et domaines du droit non pas bougé….Cet immobilisme constitue une erreur grossière que les plus anciens, les fondateurs, ne doivent pas imposer aux jeunes générations qui pérenniserons les structures d’exercice.

Ces bouleversements (petits ou grands) seront différemment ressentis et plus ou moins bien acceptés par les différents protagonistes. Nous avons souvent été témoins d’échecs retentissants du fait même du rejet du projet par les principaux acteurs.

Le facteur culturel et humain est souvent à l’origine des échecs de mise en place et d’évolution de ces systèmes ; rarement issus de problèmes purement techniques.

Prendre en compte la dimension humaine devient donc essentiel dans un projet. Les deux principaux facteurs sont indiscutablement la qualité du projet en lui-même et l’adhésion des utilisateurs.
De l’expression des besoins à l’accompagnement post déploiement, les manageurs assistés de leurs conseils et des chefs de projet du (des) prestataire(s), doivent mettre en adéquation et en harmonie le projet. Il est nécessaire que les objectifs poursuivis soient compris et partagés par tous : les managers initiateurs et les utilisateurs finaux. Le but recherché est d’éviter que le nouveau système d’information soit rejeté ou mal utilisé par manque de préparation.
La conduite du changement contribuera à lutter contre les causes de résistance au changement, à la compréhension et l’acceptation de la modification de l’environnement de travail de l’individu.
Il convient de noter la diversité des individus et des réactions de chacun (initiateurs, « locomotives », passifs ou opposés). Tous ces comportements sont dus à des causes structurelles ou conjoncturelles à prendre en compte dans la mise en place du nouveau système ou d’une application.
Dans tous les cas il est utile de rassurer et d’expliquer avant de débuter la démarche du changement. Il est nécessaire de privilégier l’explication et l’adhésion à la rapidité et l’imposition forcée. A titre d’exemple, nous avons connu des projets de mise en place d’outils de Gestion Electronique de Documents (GED), ayant échoués du fait que les utilisateurs aient avant tout perçu les éléments de contraintes (plus d’information à saisir lors de la création du document) avant les avantages (informations de meilleure qualité et bases de connaissances partagées). Les grandes étapes d’une conduite de projet sont :
• Fixer l’objectif du changement et les grandes lignes des moyens à mettre en œuvre.
• Définir la structure de projet et le mode de fonctionnement associé
• Créer une dynamique de changement auprès des futurs utilisateurs
• Définir et conduire l’ensemble des actions qui permettront de guider le processus de changement pour en assurer le meilleur déroulement.
• Mettre en œuvre le changement, c’est-à-dire matérialiser la vision dans la réalité quotidienne.
• Assurer une participation de tous les intervenants plus ou moins impliqués.
• Supprimer les résistances et les blocages.
• Prendre en compte les relations de leadership pour assurer l’adhésion et l’intégration au processus.
• Formation aux aspects techniques et à la dimension relationnelle pour aider les avocats et salariés du cabinet à contribuer au mieux au changement.
• Communiquer en permanence pour favoriser l’implication de tous.

Nous pouvons classer les étapes ci-dessus en quatre catégories majeures qui sont les clés du succès de la conduite d’un projet : la volonté, la méthode, le partage et la confiance.
Ces différents pré requis semblent évidents à la lecture, cependant sous-estimés dans beaucoup de projets, voire ignorés au profit de l’urgence dans laquelle doit souvent être réalisée la mise en place du nouveau système d’information.
Pour prendre en compte au mieux ce besoin d’accompagnement, il convient de le confier à une organisation tierce, susceptible de mener à bien cette importante phase dans le traitement du projet et à même de faire passer les messages grâce à la distanciation et à la nécessaire neutralité.