Cabinet d’avocats : comment recruter votre Office Manager de rêve ?

Par notre partenaire   

Un Office Manager compétent et bien intégré à votre organisation peut apporter beaucoup de valeur au fonctionnement d’un cabinet d’avocats.  Mais il n’est pas toujours facile à trouver. En tant que fondatrice de Perles Office, « l’Office Management autrement » et riche d’une expérience de 20 années dans ce domaine, je vous partage aujourd’hui le processus qui m’a permis de recruter des candidats exceptionnels pour des clients qui le sont tout autant.

Le recrutement d’un Office Manager est l’un des plus profitables que vous puissiez faire. Mais sa difficulté tient aux nombreuses expertises que requiert le poste, à la polyvalence requise ainsi qu’à l’absence d’une véritable formation spécialisée pour ce métier.

À plus d’un titre, recruter un Office Manager qualifié ne s’improvise pas !

La fonction apparaît souvent dans une entreprise en forte croissance, mais dont la taille ne permet pas de spécialiser chaque fonction support.  L’Office Manager doit donc assister le dirigeant mais aussi ses équipes tout en garantissant le bon fonctionnement et la convivialité au bureau.

En charge des tâches administratives, organisationnelles, juridiques et comptables, il aide à préserver le bon fonctionnement d’une entreprise et à mettre en place un environnement de travail fonctionnel.

Continuellement sollicité et pour des demandes diverses, il doit faire preuve d’une grande rigueur, d’une forte réactivité, maîtriser la gestion des priorités et bien gérer son temps.

Doté de bonnes compétences interpersonnelles, il peut travailler sous pression sans la prendre et doit être suffisamment flexible pour faire face aux changements fréquents dans les procédures et les projets de l’entreprise. Il doit également établir de bonnes relations avec toutes les personnes présentes sur le lieu de travail et faire en sorte que chacun se sente valorisé et important.

Par exemple, un Office Manager expérimenté pourra vous faire économiser de l’argent en vous aidant à restructurer vos contrats d’assurance, ou à revoir vos contrats fournisseurs.  Avec lui, vous-même et vos collaborateurs vous recentrerez sur votre cœur de métier.

Le métier s’articule généralement autour de 4 pôles :

• Pré-Comptabilité & Facturation client : rapprochement bancaire, édition des factures, suivi des encaissements et relances, reportings ;
• Gestion RH avec prise en charge des recrutements : suivi des onboardings, lien avec les organismes sociaux, administratif RH courant, sourcing des candidats, rédaction de la fiche de poste et de l’annonce, entretien avec les candidats ;
• Gestion des Services Généraux : accueil téléphonique, gestion du courrier, achat de fournitures, gestion d’agendas, organisation de déplacements, réservations d’hôtels, gestion de la flotte des mobiles et véhicules des collaborateurs ;
• Gestion événementielle et communication interne.

Nos meilleurs conseils pour le recrutement d’un Office Manager

Le mieux est de commencer par rédiger une description de poste comprenant tout ce que vous aimeriez trouver chez votre Office Manager et de l’examiner avec votre équipe. Si des éléments venaient à manquer, vous pourrez la compléter ensemble.

Cette job description doit éliminer toute approximation dans votre processus d’embauche. En ayant les idées claire sur ce que vous voulez, vos chances de trouver votre « perle » augmentent considérablement !

Une fois que vous êtes prêts à faire passer des entretiens, je vous conseille d’examiner chaque candidat individuellement et de déterminer lequel fonctionnera le mieux pour vous et votre entreprise.

D’expérience, l’analyse des compétences est essentielle mais votre ressenti l’est tout autant !

Quelles compétences viser ?

Le métier nécessite de solides bases en management et en comptabilité (problématiques de TVA, création de plan de trésorerie…). Il nécessite ainsi des profils touche-à-tout, qui sans être experts, s’appuient sur de bonnes connaissances dans de nombreux domaines fonctionnels (comptabilité, ressources humaines, formation, droit, événementiel, informatique, rédaction, décoration intérieure) et un solide bon sens.

La fonction étant hybride, des profils ayant suivi des formations en commerce, marketing, communication, ressources humaines, droit du travail, psychologie/sociologie ou encore en gestion hôtelière disposent aussi de sérieux atouts.

Les logiciels qu’un Office Manager est amené à utiliser vont de l’indispensable Pack Office, avec Excel et Word en tête, en passant par la suite Google ou Microsoft 365 et des interfaces de communication interne comme Slack. La maîtrise d’outils spécifiques, comme les logiciels pour cabinets d’avocats, tels que DIAPAZ ou CECIB est un véritable plus.

Les assistants de direction confirmés et ayant connu des contextes similaires à celui que traverse votre entreprise (croissance, transition, fusion…) sont des profils particulièrement recherchés. Et les plus expérimentés conviendront davantage à une création de poste.

Comment attirer les bons candidats ?

Commençons par la sémantique et parlez d’« Office manager », plutôt que de « secrétaire de direction ». Insistez sur l’importance « stratégique » du poste, et le « rôle clé » de « team leader » qu’il jouera.

S’il inclut une casquette de Chief Happiness Officer, la dimension « bien-être en entreprise » sera un vrai facteur d’attractivité.

Si le poste le permet, présentez l’administration des ventes ou le traitement de questions RSE comme l’opportunité d’élargir les domaines d’intervention du candidat.

Capitalisez sur l’identité de votre organisation, son histoire ainsi que les valeurs qui l’animent.

Donnez également aux candidats des informations sur le périmètre d’action, la taille de l’équipe, le type d’environnement de travail.

Enfin, expliquez-lui quel sera son rattachement hiérarchique et parlez-lui de la ou des personnes avec laquelle l’office manager devra collaborer.

Quel processus de recrutement suivre ?

Il s’ouvre avec un entretien exploratoire téléphonique avant de se poursuivre en second temps par un entretien en face à face, impliquant si possible deux personnes : le dirigeant fondateur et un collaborateur, ou les associés du cabinet.

Laissez le candidat démontrer sa capacité à instaurer un cadre de travail agréable en régulant les tensions en entreprise, à répondre à des sollicitations émanant d’interlocuteurs divers ou encore à proposer des optimisations d’ordre organisationnel (process, outils, aménagements de bureau…)

Sachez également évaluer si votre candidat est attiré par la polyvalence du poste, le contact humain, l’exercice de certaines responsabilités voire le goût du challenge !

Enfin, vous pouvez compléter l’entretien par une mise en situation, un test rédactionnel pour l’organisation d’un événement interne ou encore un test de personnalité de type test D.I.S.C. Je recommande fortement ce dernier pour comprendre le profil comportemental auquel vous avez à faire.

Ne pas oublier qu’un bon recrutement ne va pas sans un onboarding réussi !

Une intégration ratée coûterait en moyenne 7 000 € à l’entreprise, sans compter le manque à gagner occasionné. Par ailleurs, près de 45% des démissions surgissent au cours de la 1ère année (Source : Etude Cadremploi  – 2019).

Chez Perles Office, nous croyons en l’importance de l’onboarding, et avons établi une check-list pour réussir l’exercice à coup sûr :

• Le pré-onboarding: Anticipez l’arrivée de votre Office Manager ! Si l’embauche n’est pas immédiate, proposez-lui une promesse d’embauche. Cela montrera votre engagement et impliquera tout autant votre future Perle rare. Montrez-vous disponible pour toute question dès la signature de l’offre ou de la promesse d’embauche. Préparez un kit de documents utiles, ou un livret d’accueil à lui envoyer en amont de la prise de poste afin qu’il puisse se projeter. Enfin, envoyez-lui un email quelques jours avant son arrivée avec les détails de son premier jour : heure, adresse, codes, programme et personnes à rencontrer …
• L’accueil jour J: Préparez un welcome pack avec son ordinateur, l’organigramme du cabinet, les codes d’accès aux différents outils, réseaux, boite email, des goodies (stylo, cahier…) et déroulez sa première journée selon le plan annoncé (visite des bureaux, présentation à l’équipe, déjeuner d’équipe, présentation des outils, signature des documents administratifs…)
• Le post-onboarding: suivez son intégration ! Planifiez des points d’équipe, demandez à vos collaborateurs un retour sur la qualité des rapports entretenus avec l’Office Manager, prévoyez deux ou trois bilans tout au long de la période d’essai afin de vous assurer qu’il se sente bien, qu’il s’est bien intégré et ne se laisse pas déborder par l’ampleur des tâches à accomplir.
• L’entretien d’évaluation avant validation de la période d’essai: n’hésitez pas à échanger en profondeur avec votre Office Manager, et à mettre au défi sa force de proposition (optimisation des processus administratifs, techniques managériales ou organisationnelles) et ses capacités de problem solving. Vérifiez également auprès de vos équipes que son recrutement contribue bien au bon fonctionnement de l’entreprise et à l’instauration d’un cadre de travail agréable pour l’ensemble des collaborateurs.

Et vous, si vous commenciez à déléguer ?

Ne serait-il pas temps de souffler et d’arrêter de porter de trop nombreuses responsabilités sur vos épaules ?

Comme vous l’avez saisi en lisant cet article, l’office manager est un véritable couteau suisse qui, si vous le laissez faire, ne pourra que vous surprendre et vous soulager. Contactez-nous dès aujourd’hui, nous vous trouverons la Perle Rare !

Par Caroline Canselier – Fondatrice & CEO de Perles Office
Tél. 06.10.51.43.97 – www.perles-office.com

En savoir plus sur l’auteur : « Passionnée par le métier d’Office Manager depuis plus de 20 ans, j’ai vu ce métier évoluer et se structurer au fil du temps. Aujourd’hui, je constate qu’il est au cœur des besoins dans une entreprise et indispensable pour son bon fonctionnement. Multi spécialiste, l’Office Manager joue un rôle central de coordination entre les différents services, la direction et les salariés, l’entreprise et les prestataires externes. Responsable de la gestion administrative, sa mission est aussi de créer de la cohésion dans les équipes et d’apporter du bien être au sein de l’espace de travail. Depuis presque 10 ans nous aidons nos clients à trouver les meilleurs Office Managers afin d’assurer un développement solide en toute sérénité. L’Office Management requiert beaucoup de qualités professionnelles mais aussi humaines. Nos Perles sont des Office Managers confirmés. Adeptes des bonnes pratiques du métier, ils s’adaptent à votre environnement, votre organisation et vos méthodes. Je m’efforce de traiter aussi bien mes clients que mon équipe avec empathie, bienveillance. respect mutuel, toujours avec un objectif de performance, de qualité et de travail reconnu.  »