Déléguer le déménagement de mon cabinet : et si je faisais confiance ?

de Véronique Couderc, Consultante Management et Organisation chez Jurimanagement

Le déménagement d’entreprise s’inscrit le plus souvent dans un projet qui dépasse le simple transfert des mobiliers, matériels et équipements informatiques. Challenge complexe, chronophage mais également facteur de stress aux impacts, multiples, un déménagement ne s’improvise pas. Pourquoi déménager ? Comment se préparer ? Combien cela va-t-il coûter ? Faut-il passer par un prestataire ? Déléguer une opération non courante, nécessitant des compétences hors cœur de métier, est un facteur d’efficacité.

Des locaux trop petits et peu adaptés, le regroupement de deux cabinets, des charges excessives…de nombreux critères rentrent en compte lorsqu’un cabinet d’avocats décide de déménager. Dans tous les cas, les déménagements ne s’improvisent pas, d’autant qu’il représente souvent une volonté de changement dans l’organisation du cabinet. Transfert de mobilier, formalités administratives, gestion de la sécurité…comment bien organiser un déménagement professionnel ?

Quels sont les impacts organisationnels, financier et sociaux d’un déménagement ?
Le projet immobilier devra être élaboré à travers la conduite d’une analyse en amont qui permettra de fixer les objectifs. Pré-requis indispensable pour une direction claire et activement défendue par les dirigeants du cabinet. La réalisation d’un audit organisationnel auprès de tous les associés et salariés afin de respecter au maximum les attentes de chacun est une étape incontournable et importante. Une étude qui garantira que les ambitions du projet résisteront à l’épreuve du temps et des réactions internes.
En effet, après le défi stratégique, c’est le défi humain que devra aborder ce projet immobilier. En prenant le temps d’accompagner les collaborateurs vous serez en mesure de vaincre les éventuelles peurs, voire mêmes les éventuels fantasmes face aux nouvelles conditions de travail qui pourraient naître.
Il est également important d’analyser l’ensemble des questions depuis le risque juridique et financier au moment de quitter un lieu, jusqu’à la négociation du nouveau bail.
Nombreux sont les cabinets qui décident de gérer seul leur déménagement, et qui se retrouvent confrontés à des gestions de problèmes avec des partenaires tels que EDF, Orange….

Comment optimiser son installation ?
Autre sujet majeur, le futur espace de travail (sa répartition, son mode d’utilisation…). Vous devez travailler sur l’aménagement adapté à vos équipes sur la base de l’audit réalisé en amont, tout en respectant la configuration initiale des locaux et du budget alloué.
Définir un environnement de travail adapté ne se résume pas à la définition de la surface nécessaire. Des questions telles que comment travailler ensemble ? comment se réunir ? comment se détendre ? se doivent d’être posées.
Il faut :
– penser les espaces intégrant le facteur humain, pour refléter exactement les liens fonctionnels, tout en anticipant les besoins de demain.
– respecter le cahier des charges, le budget et les délais impartis. Il y a toujours quelques surprises …

Comment réussir le projet humain ?
Quel que soit le changement, un déménagement aura un impact important sur la vie de vos collaborateurs et sur leur organisation personnelle. Le principal risque encouru par un cabinet qui souhaite déménager est de ne pas réussir à faire adhérer ses équipes à son projet. La résistance au changement peut avoir des conséquences très dommageable, et il n’est pas rare qu’un projet générant trop d’inquiétudes demande des délais supplémentaires de mise en œuvre ou des surcoûts.
Si l’entreprise force le changement et entreprend le déménagement sans le consentement collectif, elle s’expose à des conséquences lourdes à court et moyen terme. Le climat social peut être durement touché…
Certaines procédures doivent être respectées, ces démarches sont essentielles pour maintenir le dialogue. Qui dit nouveau, dit crainte, dit peur et voire blocage.
Un simple changement de téléphonie, de mobilier, de géographie peut perturber vos équipes, un voisinage différent, un temps de trajet éventuellement plus long peut nécessiter de vos collaborateurs, qu’ils revoient leur mode de travail ou de management. Toutes ces dimensions ont besoin d’être accompagnées.
Il faut informer ses salariés sur l’avancement du projet et de la nature des changements à venir. Rassurer et anticiper les préoccupations des collaborateurs sont les maîtres mots.

Comment planifier la logistique ?
L’opération de déménagement proprement dite (déplacement des meubles, cartons, déconnexion et reconnexion informatique…) ne représente environ que 5% du temps global du projet. L’essentiel se joue dans la préparation en amont et le pilotage du projet.
Il faut veiller à la coordination du tri et de l’emballage des dossiers, l’organisation et le suivi des transferts informatiques, téléphoniques et bureautiques (bureaux et archives). Il est primordial de planifier la mise en œuvre du déménagement : coordination de l’équipe de déménageurs, vidage des locaux, bascule de la téléphonie et des liaisons informatiques, relais du standard avec une société extérieure, branchement de l’informatique…
L’expérience montre que la multiplicité des opérations et le temps de mise en œuvre sont toujours sous-estimés…
Exemple : Un cabinet doit transférer un certain nombre de lignes téléphoniques, ainsi que son standard dans de nouveaux bureaux situés à seulement 400 mètres. Son parcours du combattant a commencé par de multiples appels au service « accueil pro » Orange, et ce sans aucun résultat. Le coup de massue arrive lorsque son interlocuteur chez Orange évoque un délai d’environ 3 semaines pour que le transfert des lignes devienne effectif et alors que son déménagement est prévu la semaine suivante ! Malgré toute cette énergie déployée Internet ne fonctionnait pas dans les nouveaux locaux.

Comment communiquer en interne et en externe ?
Tout changement doit être bien accompagné.
Des réunions d’informations en interne sur l’avancée du projet permet de responsabiliser ses collaborateurs tout en les préparant psychologiquement au jour J. Amener les collaborateurs dans les futurs locaux pendant la construction du projet est très bénéfique. Organiser une visite des nouveaux locaux avec vos équipes reste le meilleur moyen pour ancrer le projet dans le réel. Vos collaborateurs, vos salariés, pourront vous faire partager leur avis sur l’agencement de ces futurs locaux et une fois de plus s’impliquer plus fortement dans le projet.
Avoir passé une longue période sur un même lieu entraine généralement un brin de nostalgie qui peut être exploitée pour souder vos équipes pour ce nouveau départ. Organiser un événement comme une « dépendaison de crémaillère », un pot… est l’exemple pour ne pas donner une impression de changement bâclé. Une fois le déménagement réalisé, il est important de marquer le coup par un événement dont les collaborateurs se souviendront.
Bien communiquer en interne permet de créer une dynamique.

Informer au bon moment ses clients de la relocalisation est primordiale et ce, en amont du déménagement. Profitez du déménagement pour renforcer votre image de marque et faire passer un message fort auprès de vos clients. Quelle que soit la teneur de votre discours, celui-ci doit donner à vos clients le sentiment d’y gagner dans votre déménagement
Cela peut d’abord être signifié aux moyens de mails, via une mention sous les signatures mails des membres de vos équipes, un bandeau déroulant sur la page d’accueil de votre site internet, l’annonce sur vos réseaux sociaux… Dans un second temps adresser un avis de déménagement par voie postale, indiquant la nouvelle adresse et les coordonnées téléphoniques nous semblent indispensables.
L’organisation d’événements dans vos nouveaux locaux, auquel vous convierez vos clients, prospects et autres partenaires doit être envisagée.

Qui gère le projet ?
Les associés doivent disposer d’une disponibilité permanente pour la gestion et le management de leur cabinet. Il est préférable de déléguer une telle opération.
Mais, qui au sein d’une entreprise a le temps, les compétences et l’expérience requise pour gérer un tel projet ?

De nombreuses solutions existent pour vous permettre de vous décharger intégralement

Les 6 points essentiels pour la réussite de votre déménagement :
1. Audit d’organisation et recherche de locaux : Réalisation d’un audit organisationnel auprès de tous les associés et salariés afin de respecter au maximum les attentes de chacun, définition d’un cahier des charges précis de votre projet.
2. Un aménagement des locaux adapté à vos activités : définir l’aménagement optimal, adapté à votre activité et à vos équipes en tenant compte de la configuration initiale des locaux et du budget alloué.
3. Le suivi de chantier de vos locaux : Suivi des travaux d’aménagement pour assurer une maîtrise des budgets et un respect des délais.
4. Logistique et pilotage de votre déménagement : Planification de l’ensemble des opérations logistiques du déménagement. Coordination et gestion de leur mise en œuvre.
5. Pilotage de l’installation : gestion et coordination des différents aspects de l’installation.
6. Création d’une identité graphique : proposition d’action de communication sur votre déménagement, ainsi que d’une nouvelle charte graphique en adéquation avec vos nouveaux locaux.

Tout repose donc sur quelques ingrédients incontournables : organisation et coordination, rigueur et disponibilité, respect des budgets et des délais, fédération des différents acteurs… et confiance !!

Quels sont les bénéfices d’une délégation de déménagement ?

• Un gain de temps, dégagé au profit du développement de votre cabinet.
• Une équipe disponible et compétente.
• Une bonne connaissance du marché immobilier.
• Un aménagement de vos locaux qui correspond à l’aménagement adapté à votre cabinet et à vos équipes en tenant compte de la configuration initiale des locaux et du budget alloué.
• Une disposition optimale des bureaux, des espaces communs et de la réception.
• Un accompagnement sur les appels d’offres des travaux et de l’achat de votre mobilier auprès des fabricants.
• Un accompagnement dans vos installations nécessaires (cloisonnement, isolation phonique, téléphonie et informatique avec câblage associé, mobilier, décoration…).
• Un panel de sous-traitants adaptés à vos besoins.
• Une sérénité dans votre quotidien.