Evaluation des collaborateurs – Les bonnes pratiques

Les décisions sur les augmentations des collaborateurs et l’attribution éventuelle de « bonus » sont probablement terminées. Il est donc temps de tirer leçon des difficultés rencontrées lors de cette phase d’évaluation et de remettre en place, pour l’année à venir, les bonnes pratiques pour transformer ce qui peut paraître inutile ou, perçu comme une « corvée », en un formidable levier de satisfaction et d’efficacité.

Principes et modalités de l’évaluation par objectifs

Si le cabinet a mis en place ou souhaite instaurer un management par objectifs, ceux-ci doivent être fixés en début d’année et répondre aux caractéristiques suivantes :

• Un objectif est un « contrat » passé entre le manager et le managé, ce qui induit l’implication du collaborateur dans l’élaboration de ses propres objectifs.
• Les objectifs doivent être « SMAC » : Spécifiques – Mesurables – Accessibles – CohérentsL
• Les critères peuvent être de plusieurs natures : quantitatifs et qualitatifs

Le management par objectifs passe nécessairement par une démarche d’évaluation et l’organisation de plusieurs rencontres dans l’année entre le collaborateur et le manager. Ces entretiens doivent idéalement être réalisés dans un lieu neutre, l’évaluateur doit prendre le temps nécessaire à cet échange pour instaurer un climat de confiance et permettre à chacun de prendre du recul.

Entretien de définition d’objectifs

Cet entretien, qui a lieu généralement en début d’année, permet de valider avec l’évalué :

• les objectifs définis pour l’année à venir,
• les critères de réussite mesurables,
• les moyens nécessaires pour y arriver,
• le plan d’actions pour atteindre les objectifs fixés.

Entretien de suivi

Il est souvent utile d’organiser au moins un entretien intermédiaire pour :

• vérifier que les objectifs sont toujours d’actualité,
• aider le collaborateur à trouver des solutions en cas de difficultés,
• vérifier que le collaborateur suit son plan d’actions.

Entretien bilan

Cet entretien n’a pas vocation d’aborder les aspects de rémunération. Il a lieu en fin d’année et a pour but :

• de valider les résultats obtenus dans l’année,
• de tirer les leçons utiles pour l’année suivante,
• d’attribuer une première notation.

Entretien – primes et augmentations

Cet entretien consiste à restituer les décisions prises par les associés concernant le collaborateur. Il est extrêmement important de le tenir, même s’il ne s’agit pas d’y consacrer autant de temps que pour les entretiens précédents, pour accompagner ces décisions de tous les commentaires nécessaires.

En effet, l’impact peut être totalement délétère, si le collaborateur découvre le montant de sa prime et de sa rétrocession sur son compte en banque sans qu’aucune explication ne lui ait été dispensée.

Exemple de critères d’évaluation

La grille d’évaluation doit être bâtie en fonction des objectifs individuels et collectifs du cabinet. Les critères doivent être soigneusement choisis pour qu’ils puissent être facilement mesurables dans le système d’information du cabinet.

La grille peut intégrer entre 20 et 30 critères permettant de porter des jugements qualitatifs et quantitatifs sur la performance, à l’aide d’une échelle de notation et de pondération, pouvant s’appliquer, soit à la rétrocession, soit à la prime.

Par exemple, les domaines suivants peuvent être personnalisés et déclinés au sein de chaque cabinet :

• Chiffre d’affaires – Rentabilité – Temps passés
• Développement – Fidélisation & transversalité
• Management
• Communication externe
• Comportement – Relations avec les autres membres du cabinet.

A terme, la procédure d’évaluation mise en place permettra, de fait, de positionner chaque collaborateur de façon personnalisée puisqu’elle devra répondre aux 4 questions suivantes :

• Opportunité d’augmentation de la rétrocession et, le cas échéant, niveau de celle-ci,
• Opportunité de distribution d’un « variable » et, montant éventuel,
• Opportunité de délégation de signature,
• Opportunité d’association si un certain nombre de critères définis sont atteints.