Faut-il un responsable informatique dans le cabinet ?
Longtemps parent pauvre dans l’organisation et le fonctionnement des cabinets d’avocats qui « subissaient » les évolutions de la technologie plutôt que de les anticiper et ne les utilisaient que dans leur plan de développement, l’informatique, ou plus globalement les systèmes d’information, ont aujourd’hui pris une place de tout premier plan dans l’exercice de la profession.
Du simple outil de traitement de texte du début des années 80, on en est arrivé de nos jours à des systèmes complexes mêlant données et images, internet et téléphonie sans compter tout ce qui peut être utile à la mobilité nécessaire des praticiens du droit.
La technologie s’est immiscée dans tous les aspects de la vie professionnelle rythmée par la nécessité d’augmenter drastiquement la productivité et de communiquer toujours plus vite.
La plupart des structures sont aujourd’hui équipées de systèmes puissants et complexes (réseaux, connections, intranet, extranet, impressions, numérisation…). Les logiciels sont également de plus en plus pointus et souvent interagissent les uns avec les autres.
Pour assurer la réalisation de projets et la nécessaire continuité de services qu’impose le fonctionnement dans un environnement professionnel, les avocats et leurs structures recourent le plus souvent à des fournisseurs et prestataires extérieurs (souvent les deux se confondent).
Il y a cependant une taille critique ou il devient impossible de gérer un système et un réseau de manière discontinue (et souvent uniquement de manière curative). Les projets et budgets ne sont alors abordés qu’occasionnellement, par des associés ou membres du cabinet qui n’ont pas la connaissance nécessaire face à des prestataires proposant des offres très diversifiées, pointues et en constante évolution. Il est communément admis qu’il est nécessaire d’intégrer un homme (ou femme) de l’art à partir d’une cinquantaine de postes de travail.
1. DEFINITION DE POSTE
La définition de poste de responsable informatique est difficile à réaliser. Ceci vient du fait que ce poste est à dimension et périmètre très larges et requiert des compétences multiples ; En effet on y trouve pêle-mêle:
De l’informatique (serveurs, postes…)
Du réseau et de la connectique
De la bureautique (fax, copieurs…)
De la téléphonie (voie, données, visioconférence, PDA et autres BlackBerry…)
Des logiciels (déploiement, mises à jour…)
Internet (messagerie, web, site…)
La sécurité (virus, intrusions, sauvegarde…)
Il faut pouvoir pour cet ensemble, avoir une bonne connaissance technique, prévoir les besoins, gérer un budget et être l’interlocuteur des fournisseurs et prestataires.
Enfin l’aspect technique est complété par la nécessaire proximité avec les utilisateurs (avertis ou non) pour lesquels il faut tout à la fois être formateur et « help desk » (assistance).
Pour les structures petites et moyennes, la fonction de responsable informatique peut ne pas paraître indispensable. On trouve alors souvent, en lieu et place, une société de services qui proposera un contrat d’infogérance permettant d’externaliser (en tout ou partie) cette fonction.
Ce type d’abonnement est pertinent et rend le service attendu à la condition impérieuse que le nombre d’intervenants extérieurs soit limité et que chacun de ces techniciens connaisse parfaitement le site et le système en place.
Le problème est qu’aujourd’hui on ne trouve pas ou peu de prestataires « infogérance » prenant en charge l’ensemble des éléments décrits ci-dessus, qui plus est pour de petites structures. On a alors à faire à plusieurs interlocuteurs et la charge de négocier, contrôler, orchestrer revient à l’un des associés ou à l’ « office manager ».
La solution idéale est d’intégrer un responsable des systèmes d’information qui est en plus chargé de superviser des intervenants extérieurs.
2. PROFILS
Ce poste de véritable « homme-orchestre », revêt aujourd’hui une importance stratégique qui se conçoit aisément dans un environnement professionnel qui impose réactivité et disponibilité. Le recrutement pour ce type de fonction (qui n’est pas lié à la production même de la matière juridique), doit être réalisé avec la plus grande rigueur, car une erreur de « casting » pour ce genre de profil peut compromettre les projets de développement du cabinet dans un environnement de plus en plus compétitif.
Il vaut mieux privilégier un professionnel ayant une excellente culture générale en systèmes d’information qu’un hyper spécialiste dans tel ou te domaine.
Les principales qualités à rechercher sont :
• la curiosité et l’ouverture d’esprit
• la disponibilité et la réactivité
• la pédagogie et la diplomatie (envers les différents types d’utilisateurs)
• savoir planifier et gérer un budget
Pour celui qui recrute, il ne faut absolument pas perdre de vue :
• que le responsable informatique doit pouvoir organiser son temps afin d’assurer une veille technologique permanente (participer à un groupe de travail, un club…)
• qu’il doit lui être possible de suivre des séances de formations (continues ou sur des nouveaux produits à intégrer)
• qu’il faut, dans la mesure du possible, régulièrement mettre en chantier de nouveaux projets, seuls en mesure de motiver dans le temps et de garder les meilleurs éléments.
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