La délégation : et si je faisais confiance ?

La délégation fait partie de la palette des outils classiques de gestion du temps : si l’on est débordé, confions donc une partie de nos tâches à d’autres !
Mais en réalité, elle est souvent mal mise en œuvre tant par le responsable que par le collaborateur. Certains ne veulent même pas en entendre parler, d’autres ont l’impression de maîtriser totalement « cet art », d’autres encore ont tellement eu l’habitude de travailler seuls qu’ils ne savent pas se reposer sur une équipe nouvellement confiée.

La délégation n’est efficace que si on en règle correctement le « curseur », les deux erreurs à éviter indubitablement sont : déléguer totalement sans instructions ni contrôle, ou bien déléguer en refaisant tout après.

Les réticences du responsable sont nombreuses : perte de temps pour expliquer, manque de confiance dans le collaborateur quant à ses compétences et sa capacité de jugement, excès de perfectionnisme empêchant de prendre du recul, refus de confier ses tâches favorites ou familières à quelqu’un d’autre, et parfois, peur de perdre le contrôle des opérations en déléguant…

Le collaborateur n’est parfois pas en mesure d’accepter la délégation : il ne dispose pas d’informations ou instructions suffisantes, il n’a pas les moyens nécessaires ou pas le temps, il manque de connaissances ou de compétences, il refuse d’accepter des responsabilités supplémentaires, il manque de confiance en soi et a peur d’endosser des fautes non commises ou de recevoir des critiques injustifiées.

Pourquoi déléguer ?

Déléguer permet de se décharger d’un certain nombre de tâches et pouvoir ainsi traiter des problèmes importants mais parfois délaissés. En motivant et en responsabilisant un collaborateur, on accroit indéniablement l’efficacité de l’organisation : chacun est utilisé au mieux en fonction des ses compétences.

Déléguer et faire-faire
Que délègue-t-on et que conserve-t-on ? Il n’y a délégation que si le délégataire peut prendre des initiatives. Sinon, c’est faire-faire, le collaborateur n’étant alors qu’un « exécutant ». Mais qui dit laisser des initiatives dit encourir des risques : déléguer suppose d’accepter ces risques, et de mettre en place le bon niveau de contrôle en se focalisant sur l’essentiel.

Que déléguer de préférence

Il vaut mieux déléguer ce que l’on sait bien faire, car on sait l’expliquer et on sait en contrôler les résultats, avec la difficulté que ce que l’on sait bien faire, c’est en général ce que l’on aime faire, d’où « l’héroïsme » de la délégation.
Il faut mieux également déléguer la gestion courante afin de dégager du temps pour les actions de développement à moyen ou long terme, visant à anticiper l’avenir et assurer la pérennité.

Qu’est-ce qu’assumer une responsabilité

Assumer c’est d’abord s’engager à faire le maximum pour atteindre un objectif précis, chiffré, dont on a discuté et que l’on croit atteignable, même s’il est exigeant. Le chiffrage s’entend en termes de quantité, qualité, coût, délais.

On ne devrait accepter une responsabilité que dans la mesure où les latitudes d’action conférées et les moyens mis à disposition sont suffisants. S’ils ne le sont pas il faudrait avoir le courage de refuser la responsabilité.

Principes de la délégation de pouvoir

– Sélectionner soigneusement les tâches à déléguer.
– Choisir la personne adéquate, bien connaître ses capacités et ses caractéristiques, s’assurer de sa disponibilité et des moyens requis.
– Définir les objectifs et les résultats à atteindre pour la tâche déléguée.
– Se mettre d’accord sur les niveaux de contrôle maintenus par le responsable.
– Prévoir la possibilité d’aide et d’assistance si nécessaire.
– Vérifier l’avancement du projet et être attentif aux difficultés imprévues.
– Apporter ses conseils durant les phases les plus délicates.
– Encourager l’indépendance.
– Reconnaitre le droit à l’erreur (convenue par le collaborateur), et essayer de ne pas en tenir rigueur dans les missions confiées ultérieurement.
– Montrer son appréciation des efforts accomplis et des résultats obtenus.
– Être prêt à accepter que le collaborateur utilise des méthodes de travail différentes de celles préférées par le responsable.
– Etablir un climat de confiance et de compréhension mutuelle.
– Informer le cas échéant les autres membres de l’organisation afin de donner du sens et d’éviter les tensions ou jalousies.

En synthèse, la délégation fonctionne mieux lorsque la tâche confiée est adaptée aux capacités du collaborateur, lorsque l’équilibre satisfaisant a été trouvé entre le niveau de contrôle du responsable et la marge d’initiative du collaborateur, et quand il existe un bon niveau de confiance
Enfin, il faut également admettre l’idée qu’on est bien en mesure de faire la différence entre déléguer et se débarrasser, qu’il n’existe pas de délégation sans confiance et sans contrôle, et que l’on délègue une part de ses pouvoirs, mais pas son autorité.