Le rôle de l’Office Manager 3.0 pour les avocats du 21e siècle
D’assistant administratif à secrétaire général, l’Office Manager 3.0 est une pièce indispensable de l’organigramme de tout cabinet d’avocat, qu’il soit salarié ou externalisé, à temps plein ou à temps partagé.
En créant le lien avec l’ensemble des parties prenantes, il fluidifie la gestion du cabinet et permet aux associés ainsi qu’aux collaborateurs de se consacrer à leur cœur de métier.
Responsable de la gestion des opérations administratives quotidiennes du cabinet, l’office Manager 3.0 est par ailleurs chargé de la relation avec les fournisseurs (la gestion de budgets, des devis, des comparatifs, des paiements des fournisseurs…) et, plus largement, de la gestion des aspects financiers du cabinet, comme la gestion de la trésorerie, et la facturation clients, en portant une attention particulière au suivi des encaissements et aux relances.
En étroite coordination avec l’expert-comptable, il lui fournit les éléments de pré-comptabilité et effectue éventuellement des rapprochements bancaires depuis le logiciel de gestion du cabinet.
Il peut également jouer un rôle dans la gestion des ressources humaines du cabinet : préparation des éléments de paie, le suivi des congés, des absences, des tickets restaurant, gestion d’un SIRH.
L’Office Manager est par ailleurs impliqué dans la coordination des projets internes et des événements du cabinet, tels que les réunions, les conférences, les séminaires ou les événements de réseautage …
Enfin, il est à l’aise avec les outils digitaux et sait apporter de la structuration, automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et gérer le partage de documents. Il veille à la sécurité des données, un sujet ultra-sensible dans un secteur où la confidentialité règne, et de plus en plus en proie aux cyberattaques avec demandes de rançons.
Force tranquille, l’Office Manager 3.0 d’un cabinet d’avocats joue un rôle clé dans la gestion administrative, financière et opérationnelle du cabinet. Il est la personne de confiance, travaillant dans l’ombre, garante du bon fonctionnement du support du cabinet. Il apporte du lien entre les associés collaborateurs et assistantes juridiques, et permet ainsi au cabinet de maîtriser sa croissance, avec souplesse et flexibilité. Véritable soutien pour les avocats et les collaborateurs, il facilite la coordination interne et externe de la structure.
Perles Office accompagne les avocats depuis la création de leur cabinet jusqu’aux étapes les plus avancées de leur développement en proposant des Office Managers confirmés, rigoureux, qualifiés, expérimentés, grâce à un accompagnement personnalisé et des formules adaptées.
Notre philosophie : réaliser des prestations de qualité dans une recherche constante de la satisfaction client.
Pour illustrer cette brève présentation, voici l’histoire d’une belle collaboration et d’une mission réussie pour l’un de nos clients :
Nous avons eu récemment la chance d’accompagner un jeune cabinet d’avocat situé dans le 8ème arrondissement avec une offre globale de conseil et d’accompagnement en Office Management de transition.
Les 2 associés venaient de lancer le Cabinet XXX. Désireux de déléguer à une perle rare toute la gestion administrative, RH et l’organisation du back-office à une personne de confiance, ils ne souhaitaient cependant pas embaucher une office manager en CDI, pour ne pas prendre un risque financier trop important au départ.
Nous avons été frappées de leur conscience de devoir structurer leur organisation, de mettre en place des outils et des process, sans attendre d’être complètement débordés.
Bien que modeste, cette petite structure était néanmoins ambitieuse et avait l’intention de préparer un terrain propice à un développement efficace, rapide et de qualité. Ses associés savaient qu’un office manager compétent leur permettrait de se consacrer à leur développement, à leurs clients, et ils ne souhaitaient pas perdre du temps en réalisant eux-mêmes la gestion administrative du cabinet.
Ils avaient besoin de flexibilité et d’un accompagnement sur-mesure.
Des réunions de travail communes entre l’équipe Perles et les associés du Cabinet, ont permis d’affiner leur besoin. Ils ont été séduits par notre offre globale de conseil et d’accompagnement en Office Management de transition.
Notre mission a donc démarré par un audit complet de leur organisation, process et outils, suivi d’un compte-rendu comprenant différentes recommandations qu’il faudrait ensuite mettre en œuvre.
Une fois l’audit terminé, une Perle de notre équipe est intervenue chez eux à raison de 3 jours par semaine sur un mode hybride (un mix de présentiel et de distantiel). Elle accompagnera leur croissance pendant une année.
Mais c’est au bout de 6-8 mois, lors de l’un de nos points réguliers avec le client, que nous avons compris qu’il était temps pour lui de recruter en interne sa Perle rare. Nous avons recruté pour son compte une Office Manager parfaite pour le poste en temps plein, dont nous l’avons d’ailleurs aidé à dessiner les contours.
Nous insistons que le fait que les associés du cabinet n’ont pas attendu que leur Perle soit débordée. Ils ont anticipé son recrutement pour que nous ayons le temps de leur trouver leur Perle rare.
Cette formule permettra une passation de qualité entre la Perle externe et la nouvelle salariée qui ont ainsi pu travailler en binôme pendant environ un mois.
Quel bonheur d’entendre de la bouche des deux associés, revus récemment, qu’ils sont absolument ravis de ce recrutement. Il a su leur donner un nouveau souffle et leur permettre de passer une belle étape de croissance, dans un contexte serein et une dynamique porteuse !
Cet exemple illustre combien les Office Managers apportent vraie une valeur ajoutée en gérant efficacement les opérations administratives, en améliorant les processus internes et en soulageant les professionnels d’un cabinet d’avocats.
Pour bénéficier des services d’une Perle ou en savoir plus sur son rôle, nous vous invitons à contacter notre partenaire Perle Office et notamment Caroline Canselier.
