Pourquoi faut-il adopter une stratégie « Digital Workplace » ?

Dans un contexte de transformation numérique, parce que les modes de travail des collaborateurs ont changé, les entreprises commencent à mettre en œuvre un nouvel environnement de travail appelé « Digital Workplace ».

Qu’est-ce que la Digital Workplace ?

Ce terme anglo-saxon fait référence à un environnement unifiant l’ensemble des technologies digitales utilisées par l’entreprise, que nous utilisons au quotidien : logiciels de messagerie instantanée, mails, applications professionnelles, réseaux sociaux, applications RH, outils de réunions virtuelles… Son but ? Favoriser une expérience utilisateur de qualité, et de préférence mobile, tout en responsabilisant le collaborateur. Une obligation pour l’entreprise qui désire soigner sa marque employeur dont la clé réside dans la capacité à produire un réel changement dans les cultures managériales.

La Digital Worplace, un nouvel environnement

Le digital est arrivé à sa plénitude. Les équipements digitaux, longtemps considérés comme de simples gadgets technologiques, se sont imposés au point de devenir de réelles sources de valeur pour les entreprises. En accédant à l’information en temps réel, sans contrainte de lieu ou d’équipement, nous évoluons dans un environnement sans cesse connecté, dépassant le lieu physique. Chaque métier a des besoins spécifiques et peut trouver des solutions novatrices pour atteindre ses objectifs de satisfaction des collaborateurs, de productivité en passant par une amélioration de la proximité client.

Les entreprises se tournent vers la Digital Workplace pour plusieurs raisons : le changement des usages numériques (besoin de rapidité et d’agilité), l’évolution démographique (capitalisation des connaissances avec le départ des « baby-boomers ») et l’arrivée d’une nouvelle génération de technologies plus dirigée vers l’expérience utilisateur (augmentation de l’information et impossibilité pour les collaborateurs de trouver ce dont ils ont besoin). Selon Jane McConnel, spécialisée dans l’entreprise digitale, « la Digital Workplace est un mélange entre les personnes, l’organisation et les outils ». Elle doit être appréhendée selon 3 perspectives :

les capacités englobant le savoir-être et savoir-faire des collaborateurs et des équipes ;
les leviers : processus, moyens techniques et fonctionnels ;
l’état d’esprit : culture, attitude du management, principe de gouvernance.

Les salariés s’attendent à disposer du même niveau de confort dans le cadre professionnel qu’au sein de leur foyer. En France, les jeunes arrivant sur le marché du travail comptent être équipés de terminaux et veulent bénéficier de conditions de travail flexibles. L’évolution digitale des modes de travail améliore le service client et impacte la satisfaction des collaborateurs.

La mise en place d’une Digital Workplace ne peut se faire sans la coopération entre diverses fonctions de l’entreprise : la DSI pour les outils, la RH pour la culture, la formation et l’intégration du management ; le service communication pour diffuser les bonnes pratiques ; voire même le marketing.

Pourquoi adopter une stratégie Digital Workplace ?

Certaines sociétés ne perçoivent pas la Digital Workplace comme une priorité stratégique. Les avantages sont pourtant réels, multiples et indéniables. Les recherches menées par Avanade montrent que 99% des entreprises ayant adopté des outils dédiés à l’environnement de travail numérique ont réalisé des avancées notables. Parmi ces gains :

l’attraction des talents : 64% des collaborateurs choisiraient un travail moins bien payé s’ils pouvaient faire du télétravail ;
la rétention des collaborateurs : 3% de plus sur la fidélisation des talents ;
la satisfaction des collaborateurs, regroupement des connaissances dispersées à travers l’entreprise avec des outils collaboratifs en ligne intégrés, augmentation de la capacité à travailler ensemble ;
la réduction des coûts : mise en place des solutions de bureautique dans le cloud permettant de réduire les coûts (réduction du nombre de licences Office par poste par exemple) ;
la communication multidirectionnelle et personnalisation du contenu ;
l’accroissement de la productivité : une collaboration sociale au sein de l’entreprise est un facteur enrichissant et accélérant des processus standard de l’entreprise.

Illustrons !

Il n’est pas évident de choisir une solution unique pour gérer sa liste de tâches, partager des documents, confier du travail à d’autres personnes ou encore suivre l’avancement d’un projet. Mais imaginez-vous arriver au bureau, allumer votre ordinateur et effectuer, d’un seul coup d’œil, un point sur les tâches et projets en cours avant de débuter votre journée !

L’entreprise doit prendre le temps de créer sa stratégie Digital Workplace pour ainsi structurer le développement de sa boîte à outils :

la messagerie fournit un moyen rapide de communiquer entre collègues (email, messagerie instantanée, microblogging, messagerie mobile) ;
le crowdsourcing permet à l’organisation de collecter des idées, contributions et réflexions des collaborateurs (plateforme d’idées, sondage, réseau social d’entreprise, questionnaire, enquête, forums) ;
la productivité permet à un « information worker » de travailler efficacement (outils bureautiques dans le cloud, planning interactif, logiciel de « mind mapping« , coffre-fort numérique)
la connectivité aide à localiser des experts et des collègues à travers l’organisation (organigramme, annuaire des collaborateurs, profil enrichi) ;
la collaboration permet aux collaborateurs de travailler entre et avec des partenaires (tableau et paperboard interactif, wikis, communautés, salle de télé-présence, web conférence, vidéo conférence mobile, cloud collaboratif) ;
les applications métiers permettent aux collaborateur d’accéder de manière autonome à des applications en ligne (notes de frais, système RH, ERP, CRM) ;
la communication qui supporte le partage d’information et la publication interne (portails/intranet, blogs, page d’accueil personnalisée) ;
la mobilité qui permet l’accès aux outils en étant en dehors du bureau physique ou du lieu de travail (ordinateur, tablette, smartphone, BYOD (Bring Your Own Device), COPE (corporate owed/personally enabled), cloud de stockage, bureau virtuel, imprimante/projecteur mobile).

L’architecture de la Digital Workplace devient l’interface entre les différents programmes. Grâce à ces outils, l’environnement de travail devient optimal et les processus sont gérés de manière standardisée dans l’ensemble de l’entreprise, très rapidement et sans erreur. Beaucoup de temps, par la même d’argent, peuvent être économisés, tout particulièrement avec les tâches récurrentes.