QVT et RSE : le rôle clé de l’Office Manager dans les cabinets d’avocats

Les sujets de Qualité de vie au travail (QVT) et de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) sont aujourd’hui incontournables. Pour un cabinet d’avocats, c’est un enjeu majeur. L’objectif étant de bien cibler sa démarche QVT/RSE afin qu’elle soit alignée avec la stratégie du cabinet. L’idéal est d’attribuer cette mission à l’Office Manager (OM) car ce sont des compétences clés faisant aujourd’hui partie intégrante de son poste.  

Pourquoi l’Office Manager joue-t-il un rôle central dans la mise en place de la politique QVT et RSE dans les entreprises ?

La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) ainsi que la Qualité de Vie au Travail (QVT) sont des éléments-clés de la gestion actuelle des entreprises.

La Qualité de Vie au Travail ou QVT désigne les différentes actions mises en place par les entreprises visant à concilier l’amélioration des conditions de travail de leurs collaborateurs. Cela dans le but d’accroitre le bien-être des employés ainsi que leurs performances professionnelles à la faveur d’un environnement positif répondant aux attentes sociétales.

La Responsabilité Sociale des Entreprises ou RSE se manifeste par l’engagement volontaire ou par la voie juridique des entreprises à respecter les principes du développement durable.L’objectif étant de générer un impact positif sur la société en instaurant un environnement professionnel propice au bien-être passant notamment par la promotion de la flexibilité du travail tout en maintenant une viabilité économique.

L’Office Manager (OM) joue un rôle crucial dans la mise en œuvre de ces principes.
En tant que professionnel responsable de la gestion quotidienne des espaces de travail, l’Office Manager peut contribuer à la promotion de la RSE en mettant en place des initiatives durables au sein de l’entreprise. De plus, il peut favoriser la QVT en créant un environnement de travail ergonomique, en organisant des activités de bien-être, et en veillant à ce que les employés disposent des ressources nécessaires pour s’accomplir dans leur travail.

Ainsi, l’alliance de la politique RSE et de la QVT combinée au rôle de l’Office Manager favorise la création d’entreprises socialement responsables, axées sur le bien-être des employés et engagées dans des pratiques durables.

Comment cette prise de conscience est-elle apparue ?

Depuis plusieurs années, un nombre croissant d’entreprises entreprennent une démarche visant à garantir un niveau social ou environnemental responsable. Cette prise de conscience a émergé progressivement avec l’évolution des attentes sociétales et des modes de travail.

En effet, l’évolution des attentes des employés en matière d’équilibre entre le travail et la vie personnelle, la reconnaissance de l’impact social des entreprises ainsi que l’attention accrue aux questions environnementales ont contribué à cette sensibilisation.

De plus, des études démontrent que les employés épanouis et engagés favorisent des retombées positives sur la productivité et sur la réputation de l’entreprise.

C’est donc tout bénef !

Quelles en sont des spécificités au sein des cabinets d’avocats ?

L’intégration de la Qualité de Vie au Travail (QVT) et de la Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) au sein des cabinets d’avocats est devenue une préoccupation majeure, reflétant une évolution vers des pratiques de gestion plus responsables et axées sur le bien-être des collaborateurs.

Dans les cabinets d’avocats, ces deux thématiques revêtent des nuances particulières.
La problématique principale provient de la charge de travail souvent intense compte tenu des défis permanents dus à une forte concurrence ainsi qu’à une amplitude horaire importante impactant la Qualité de Vie au Travail.

Ces différents facteurs incitent les cabinets d’avocats à mettre en place des politiques de gestion du stress, ce dernier étant particulièrement présent dû aux échéances, aux audiences et aux dossiers urgents agissants directement sur la santé mentale des professionnels du droit.

Les cabinets d’avocats peuvent également mettre en place des politiques favorisant l’équilibre entre la charge de travail et la vie personnelle. Cela peut passer par des initiatives telles que la flexibilité des horaires et le travail à distance.

A cela s’ajoute la possibilité d’investir dans le développement professionnel de leurs employés en offrant des opportunités de formation continue, des programmes de mentorat, des coachings et des dispositifs de soutien psychologique contribuant au bien-être global des avocats et des collaborateurs.

Sur le plan de la RSE, les cabinets ont la possibilité d’intégrer des politiques actives visant à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein de leurs équipes contribuant à une culture d’entreprise plus inclusive où chaque individu se sent valorisé et respecté.

Ils peuvent également se concentrer sur des pratiques éthiques et des initiatives communautaires telles que la pro bono (ancienne locution latine provenant de «pro bono publico» signifiant pour le bien public et désignant le travail réalisé à titre gracieux par un professionnel envers une population défavorisée) ou bien en participant à des projets locaux renforçant ainsi leur impact positif au-delà de leur activité principale.

D’autre part, l’engagement des cabinets dans des pratiques durables en adoptant des politiques environnementales responsables, en réduisant leur impact écologique ou bien en contribuant activement à des causes sociales permet de renforcer leur image en tant qu’acteurs responsables.

En somme, l’intégration réussie de la QVT et de la RSE au sein des cabinets d’avocats contribue à créer un environnement de travail sain, à attirer et à fidéliser les talents, tout en renforçant la réputation sociale et éthique du cabinet.

Quelle est l’importance d’attribuer cette responsabilité à un Office Manager ?

Confier la responsabilité de la QVT et de la RSE à un Office Manager (OM) garantit une approche systématique et coordonnée des actions.

L’Office Manager (OM) a un grand rôle à jouer car il est l’interface entre la Direction et les salariés. Personne idéale pour élaborer la culture d’entreprise ; il met en œuvre des initiatives spécifiques, coordonne les efforts interdépartementaux et s’assure que les pratiques alignent les objectifs de l’entreprise avec le bien-être des employés et les obligations sociétales.

Grâce à sa position centrale, l’OM permet une gestion efficace des programmes liés à la QVT et à la RSE favorisant ainsi une culture d’entreprise positive et durable.

La QVT et la RSE font-elles partie du Happiness Management ?

En effet, la QVT, la RSE et d’autres sujets axés sur le bien-être des salariés sont souvent regroupés sous le terme de « Happiness Management » ou « management du bonheur ». L’objectif du « Responsable Happiness » (CHO) est de créer un environnement de travail épanouissant dans lequel les employés se sentent soutenus et engagés.

Ensemble, ces concepts convergent vers le bien-être des salariés et contribuent positivement à la société :

• Prise en compte de l’importance d’un environnement professionnel stimulant et épanouissant favorisant le bonheur des employés.
• Les entreprises reconnaissent que le bonheur des employés est étroitement lié à des pratiques éthiques et responsables qui ont un impact positif sur la société.

En intégrant la QVT et la RSE dans le Happiness Management, les entreprises adoptent une approche holistique qui considère le bonheur des employés comme un résultat direct de conditions de travail saines, de valeurs éthiques, et d’un engagement envers la société.

En somme, la QVT et la RSE sont des composantes essentielles du Happiness Management, contribuant à la création d’un environnement de travail où les employés se sentent épanouis, valorisés et où l’entreprise agit de manière responsable sur le plan social et environnemental.

L’Office Manager joue alors un rôle-clé dans la mise en œuvre de cette approche globale favorisant ainsi une culture organisationnelle positive et durable.

Voici quelques exemples d’actions mises en place dans des cabinets d’avocats par des Office Managers :

La QVT et la RSE peuvent être mises en œuvre à travers diverses actions dont voici quelques exemples concrets :

• La Qualité de Vie au Travail

  • Politiques de travail flexible : Offrir des options de travail flexible, telles que le télétravail ou des horaires flexibles, pour permettre aux avocats de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle.
  • Programmes de bien-être : Mettre en place des programmes de bien-être incluant des séances de méditation, des cours de yoga, ou des activités sportives pour aider les avocats à gérer le stress et à maintenir un équilibre de vie.
  • Formation et développement professionnels :
    Fournir des opportunités de formation continue, des programmes de mentorat, des coachings et des plans de développement professionnel pour soutenir la croissance et l’épanouissement des avocats.
  • Aménagement ergonomique des espaces de travail :
    Concevoir des espaces de travail ergonomiques et agréables pour favoriser le confort des avocats pendant leurs heures de travail.
  • Gestion proactive du stress : Mettre en place des programmes de gestion du stress, y compris des ateliers et des ressources pour aider les avocats à faire face aux exigences du métier.

• La Responsabilité Sociale des Entreprises

  • Comme évoqué précédemment il y a l’engagement pro bono :
    Encourager les avocats à consacrer du temps à des services juridiques pro bono pour des clients nécessitant une assistance juridique, mais qui ne peuvent pas se permettre des honoraires d’avocat.
  • Initiatives environnementales : Mettre en œuvre des pratiques éco-responsables au sein du cabinet, telles que la réduction de la consommation de papier, le recyclage, et la mise en place de politiques de réduction des déchets.
  • Diversité et inclusion :
    Adopter des politiques et des pratiques visant à promouvoir la diversité et l’inclusion au sein du cabinet, en encourageant la représentation équitable de personnes de différents horizons.
  • Éthique des affaires :
    Veiller à ce que le cabinet adopte des pratiques éthiques dans ses opérations, en évitant les conflits d’intérêts et en assurant une transparence dans les relations avec les clients et les parties prenantes.
  • Soutien aux communautés locales :
    Participer à des initiatives locales, comme des programmes éducatifs ou des projets de bénévolat, pour soutenir et renforcer les communautés dans lesquelles le cabinet exerce ses activités.

L’intégration réussie de ces actions contribue à renforcer la réputation du cabinet en tant qu’acteur responsable dans le secteur juridique et donne du sens au travail des salariés.

Focus sur le télétravail 

L’intégration de technologies pour faciliter le travail à distance est une considération importante.

En effet, les logiciels métiers dédiés aux avocats incluent, par exemple, une fonctionnalité de visioconférence ce qui permet d’interagir à distance avec leurs clients et collaborateurs et d’échanger sur les dossiers en cours.

Bien que le télétravail offre des avantages, son abus peut également avoir un impact négatif.

Le rôle de l’Office Manager (OM) sera alors d’équilibrer la flexibilité avec une supervision adéquate pour éviter le surmenage, maintenir une communication ainsi qu’une cohésion efficace pour que les salariés se sentent impliqués professionnellement.

Une politique claire sur les attentes en matière de télétravail, en mettant en place des rituels tels que des one to one, une fois par semaine par exemple, permettra de suivre les évolutions de chacun, les accomplissements et de prévenir les difficultés rencontrées.

Focus sur la cohésion de l’équipe

Grâce à la création d’évènements et de moments de partage l’Office Manager (OM) contribue à renforcer les liens et à améliorer la communication dans l’équipe.

En favorisant la connexion entre les collaborateurs autour de divers sujets et événements l’Office Manager créer un environnement de travail positif ce qui permet un engagement, une satisfaction au quotidien ainsi qu’un épanouissement professionnel.

Ainsi les salariés s’investissent sur le long terme dans leur rôle.

L’Office Manager (OM) peut-il aussi faire appel à des prestataires spécialisés ?

Absolument, l’OM peut collaborer avec des prestataires spécialisés pour mettre en œuvre des programmes de QVT et de RSE.

Ces prestataires peuvent apporter une expertise spécifique, que ce soit pour des formations spécifiques, des consultations en bien-être, ou des conseils en matière de durabilité et de responsabilité sociale.

Cette approche externalisée peut permettre une mise en œuvre plus efficace et spécialisée de certaines initiatives, renforçant ainsi l’impact des efforts déployés par l’Office Manager.

Quelques acteurs incontournables :

RSE :

• Treely: team building des entreprises engagées. Défi écolo pour améliorer bien-être & cohésion des employés à distance ou en présentiel.
• Tibby: Organisateur d’évènements d’entreprise sur mesure.
• Makko: vous aide à construire un lieu de travail unique & agréable : ménage, petits travaux, livraison fruits, etc. 1 seul prestataire pour plus de liberté !
• FunBooker: Retrouvez des idées fun pour organiser un anniversaire enfant, un team building, offrir des cadeaux, animer ses sorties & loisirs.

QVT :

• DayOne: La plateforme d’engagement solidaire en entreprise
• Aktio: Plateforme bilan carbone — L’évaluation de l’impact carbone de votre entreprise en toute simplicité.
• Citron: digitalise le management énergétique et technique de vos parcs immobiliers. Nos ingénieurs s’appuient sur cette plateforme web Big Data et IoT pour optimiser vos performances systèmes et environnementales.
• Squadeasy: Solutions Bien-être au Travail
• Yogist: La Méthode Yoga pour être bien partout…même au bureau !

Pour affiner vos connaissances en matière de RSE dans l’univers des avocats, vous pouvez lire dans le magazine Mutations, l’article numéro 21 :  Responsabilité sociétale des cabinets d’avocats : quel impact sociétal de notre activité ? Pour quelle valeur partagée ?

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