Signature mail : un outil de communication sous-estimé par les avocats
La communication est un aspect vital pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité. Dans le contexte numérique d’aujourd’hui, les e-mails sont souvent la principale méthode de communication entre les entreprises et leurs clients, fournisseurs ou partenaires. Cette petite section est souvent sous-estimée et pourtant, elle peut se révéler être un outil de communication puissant pour votre entreprise.
Dans notre monde numérique où l’e-mail est souvent le premier point de contact entre un avocat et son client, la signature mail se révèle être une carte de visite essentielle. Mais comment trouver le bon équilibre entre conformité réglementaire et efficacité en communication ? Dans cet article, nous explorerons ce que les avocats peuvent et ne peuvent pas faire en matière de signature mail.
La valeur ajoutée de la signature mail
La signature mail est bien plus qu’une simple formalité. Elle se révèle être un support de communication à part entière. Elle donne une première impression de professionnalisme et crédibilité, notamment lors des premiers échanges avec un nouveau client ou partenaire.
La signature mail comme carte de visite de l’entreprise
La signature mail peut être considérée comme une carte de visite numérique pour l’entreprise. Elle permet de fournir des informations clés sur l’entreprise et ses activités, telles que son nom, son logo, ses coordonnées, son site web, ses réseaux sociaux, etc. Une signature mail professionnelle et bien structurée peut renforcer l’image de marque de l’entreprise et aider à établir une relation de confiance avec les destinataires.
Exploiter la signature mail à des fins de communication
La signature mail peut également servir de plateforme de communication. En y incluant des liens vers le site web de votre entreprise, vos réseaux sociaux, ou vers vos derniers articles de blog, vous générez du trafic supplémentaire :
- Création de trafic vers votre site web et réseaux sociaux: en intégrant des liens vers votre site web ou vos profils de réseaux sociaux, vous pouvez diriger vos correspondants vers vos plateformes en ligne. Cela peut stimuler le trafic sur ces canaux et augmenter votre visibilité. Par exemple, si vous avez récemment publié un article de blog ou une nouvelle vidéo, n’hésitez pas à le mentionner dans votre signature.
- La signature mail pour la promotion des produits et services de l’entreprise: la signature mail peut également être utilisée pour promouvoir les produits et services de l’entreprise. Elle peut inclure des bannières publicitaires, des liens vers des pages web, des offres spéciales, des appels à l’action, etc. Cela permet d’augmenter la visibilité de l’entreprise et de ses offres commerciales auprès des destinataires des e-mails :
- La signature mail pour la communication interne de l’entreprise: la signature mail ne sert pas seulement à communiquer avec des personnes externes à l’entreprise. Elle peut également être utilisée pour la communication interne de l’entreprise. Les employés peuvent utiliser des signatures mail standardisées pour faciliter la communication entre les différents services ou départements de l’entreprise.
- Mise en valeur de vos réussites: ne sous-estimez pas l’impact d’une mention telle que « Nous avons aidé plus de 1000 clients à optimiser leur processus de production » ou « Gagnant du prix d’innovation 2023 ». Ces témoignages de vos réussites peuvent renforcer votre crédibilité auprès de vos interlocuteurs.
- Rappel de votre proposition de valeur ou slogan: inclure votre proposition de valeur ou votre slogan peut aider à renforcer votre marque dans l’esprit de vos correspondants. Cela peut également vous aider à communiquer ce qui vous rend unique et pourquoi ils devraient choisir de travailler avec vous.
La signature mail pour les avocats : une approche réglementée
Pour les avocats, la signature mail doit respecter le code de déontologie qui interdit toute forme de publicité ou de démarchage :
- Nom complet : Il est essentiel que l’avocat utilise son nom complet. Cela donne un ton professionnel et assure la clarté pour le destinataire.
- Titre professionnel : Cela pourrait être quelque chose comme « Avocat », « Avocat Associé », « Avocat Principal », etc., selon le poste et le niveau d’expérience de l’avocat.
- Nom du cabinet d’avocats : Si l’avocat fait partie d’un cabinet, il est nécessaire de mentionner le nom du cabinet.
- Coordonnées : Cela devrait inclure l’adresse e-mail professionnelle, le numéro de téléphone direct, et peut-être l’adresse physique du bureau.
- Image de marque : Ils peuvent inclure le logo du cabinet
- Spécialisation juridique : Ils peuvent mentionner leur domaine de spécialisation. Par exemple, « Jean Dupont, Avocat spécialisé en droit du travail ».
Elle ne peut pas contenir :
- de slogans promotionnels ou de liens vers des publications non académiques. Par exemple, un avocat ne peut pas inclure une phrase telle que « Spécialisé en droit des affaires, je vous aide à gagner vos procès. »
- toute publicité mensongère ou trompeuse
- toute mention comparative ou dénigrante
- toute mention susceptible de créer dans l’esprit du public l’apparence d’une structure d’exercice inexistante et/ou d’une qualification professionnelle non reconnue.
- toute référence à des fonctions ou activités sans lien avec l’exercice de la profession d’avocat (ex : ancien footballeur professionnel) ainsi que toute référence à des fonctions juridictionnelles (ex : Ancien Premier Président de la Cour d’appel de…).
La signature mail pour les avocats : réglementée mais tout de même !
Les avocats, bien qu’ils soient soumis à un code de déontologie stricte, peuvent tout de même utiliser leur signature mail de manière efficace pour renforcer leur image de marque et faciliter la communication avec leurs clients et partenaires.
Comme pour toutes entreprises, car chez JuriCommunication et JuriManagement nous considérons les cabinets d’avocats une entreprise dit « classique », nous incitons leurs managers et responsables communication à exploiter au mieux cette section en bas de leurs e-mails et lui accorder une attention particulière pour optimiser leur communication externe (prochains webinar, derniers articles, annonce d’une newsletter, salons …) et leur communication interne (arrivée d’un nouveau collaborateur, événement interne, …).
En conclusion, bien que les avocats ne puissent pas utiliser la signature mail de la même manière que d’autres entreprises, ils peuvent toujours l’utiliser pour renforcer leur image professionnelle et faciliter la communication avec leurs clients. La clé est de respecter le code de déontologie tout en fournissant des informations utiles et pertinentes.
