Système d’information : la conduite du changement ou comment réussir l’implantation de votre nouveau système d’informations

Pour tout projet informatique au sein d’une entreprise, l’implication et la consultation des utilisateurs sont les fondements du succès. Cet objectif sera facilité par la mise en place d’une véritable démarche de conduite du changement.

Aujourd’hui, plus que jamais, les Cabinets d’Avocats, comme l’ensemble des entreprises, sont confrontés en permanence à des besoins d’évolutions nécessitant des modifications organisationnelles et donc, bien souvent, technologiques.

En ce qui concerne les systèmes d’informations, la mise en place de nouveaux outils, va impliquer des modifications drastiques dans le fonctionnement et les processus du cabinet et donc bouleverser les habitudes des équipes (avocats, collaborateurs et membres du personnel). Ces bouleversements seront différemment ressentis et plus ou moins bien acceptés par les différents protagonistes. On a souvent connu des échecs retentissants du fait même du rejet du projet par les principaux acteurs. Il faut bien « vendre » le projet en interne.

Le facteur culturel et humain est souvent à l’origine des échecs de mise en place et d’évolution de ces systèmes et plus rarement des problèmes purement techniques.

Prendre en compte la dimension humaine devient donc essentiel dans un projet. Les deux principaux facteurs sont indiscutablement la qualité du projet en lui-même et l’adhésion des utilisateurs.
La conduite du changement vise à mettre en adéquation et en harmonie le projet, les managers initiateurs et les utilisateurs. Le but recherché est d’éviter que la nouvelle application soit rejetée ou mal utilisée et ce par manque de préparation suffisante.
La conduite du changement va aider à lutter contre les causes de résistance au changement et faire comprendre et accepter la modification de l’environnement de travail de l’individu.
Il convient de prendre en compte la diversité des individus et des réactions de chacun (initiateurs, « locomotives », passifs ou opposés). Tous ces comportements sont dus à des causes structurelles ou conjoncturelles et il convient d’en tenir compte dans la mise en place du nouveau système ou de l’application informatique.
Dans tous les cas , il convient de rassurer et d’expliquer avant de démarrer, les objectifs et la démarche du changement. Il convient de privilégier l’explication et l’adhésion à la rapidité et l’imposition forcée. A titre d’exemple, on a connu des projets de mise en place d’ un outil de Gestion Electronique de Documents (GED) qui échouaient du seul fait que les utilisateurs percevaient uniquement les éléments de contraintes (plus d’information à saisir lors de la création du document) que les plus (informations de meilleure qualité et partagées).

Les étapes d’une conduite de projet réussi sont :

1. Définir : Fixer l’objectif du changement et les grandes lignes des moyens à mettre en œuvre
2. Structurer : Définir la structure de projet et le mode de fonctionnement associé
3. Mobiliser : Créer une dynamique de changement auprès des futurs utilisateurs
4. Piloter : Définir et conduire l’ensemble des actions qui permettront de guider le processus de changement pour en assurer le meilleur déroulement. Il est vivement recommandé de créer en interne un comité de pilotage constitué par des utilisateurs aussi bien avocats que fonctions support.
5. Concrétiser : Mettre en oeuvre le changement, c’est-à-dire matérialiser la vision dans la réalité quotidienne.
6. Participer : Assurer une participation de tous les intervenants plus ou moins impliqués.
7. Gérer les émotions : Supprimer les résistances et les blocages.
8. Intégrer le leadership : Prendre en compte les relations de leadership pour assurer l’adhésion et l’intégration au processus.
9. Former : Formation aux aspects techniques et à la dimension relationnelle pour aider les avocats et les fonctions support du cabinet à contribuer au mieux au changement, et ce en totale connaissance des possibilités et limites offertes par le nouveau système.
10. Communiquer : Communiquer en permanence pour favoriser l’implication de tous.

On peut résumer les étapes en quatre conditions majeures qui sont les clés du succès de la conduite d’un projet : la volonté, la méthode, le partage et la confiance.
Ces différents pré requis semblent évidents à la lecture, cependant, dans beaucoup de projets les responsables et managers les sous-estiment, voire les ignorent au profit de l’urgence dans laquelle doit souvent être réalisée la mise en place du nouveau système d’information.
Pour prendre en compte au mieux ce besoin d’accompagnement, Jurimanagement intègre dans son offre « systèmes d’information », outre l’étude et le conseil sur les SI, l’élaboration d’un cahier des charges ou expression de besoins, des prestations liées à l’accompagnement à la conduite du changement, seule susceptible de mener à bien le projet.